De laatste dag van januari alweer. De tijd vliegt! Zaak om ons, ook gedurende onze winterslaap, verder bezig te houden met de organisatie van onze netwerkbijeenkomst/masterclass op 19 juni a.s.

We hebben het Nationaal Register voor Commissarissen bereid gevonden om met ons mee te denken en invulling te geven aan de inhoud van het programma van onze masterclass inzake Corporate Governance!
We gaan ons dit keer verdiepen in de onderwerpen van Corporate Governance waarmee executive secretaries dagelijks mee te maken hebben. Met praktijk gerelateerde voorbeelden, workshops en tips waarmee je na deze middag aan de slag kunt gaan! Reserveer alvast 19 juni 2015 in jouw agenda voor deze nuttige masterclass!

31-1-2015

Het beroep van secretaresse is de laatste 10 jaar sterk veranderd. De managers van nu zijn door de moderne technieken beter bereikbaar en kunnen e-mails en telefoontjes ook buiten kantoor afhandelen. Sommige aspecten van het beroep van secretaresse zijn daardoor minder noodzakelijk geworden. Een ervaren secretaresse is voor een bedrijf echter nog steeds goud waard. De beroepsgroep heeft veelal gevoel voor verhoudingen, voelen feilloos aan hoe de hazen lopen en hebben inzicht in of een mening over integriteitskwesties. Belangrijke zaken die het beroep ook nog steeds interessant maken. Deze eigenschappen zou de secretaresse kunnen gebruiken om het bedrijf en zijn bestuurder(s) verder te helpen. Een van de manieren om dit te kunnen doen is een praktische invulling te geven aan de Corporate Governance Code (CGC) die voor de desbetreffende branche geldt. Bestuurders hebben vaak geen tijd of zin om zich hierin te verdiepen. Echter gezien het nut en de noodzaak van de CGC is hier een mooie taak voor de secretaresse weggelegd. Op welke manier kan het bedrijf de CGC aanwenden en wat zou daar voor nodig zijn? Een nieuwe uitdaging voor de secretaresse die op deze manier een extra toegevoegde waarde voor het bedrijf en haar bestuurders zal kunnen zijn. In 2015 zal over de praktische invulling van de Corporate Governance Code een masterclass worden georganiseerd, maar daarover later meer.

28-10-2014

Fort aan de Drecht in Uithoorn en een stralende zon vormden op 4 juli jl. het decor van de netwerkbijeenkomst over Corporate Governance voor ervaren secretaresses. Deze middag organiseerde ik samen met Brigit de Lange. Na een rondleiding door het fort was Jos Streppel de eerste spreker. Hij was in 2013 voorzitter van de Monitoring Commissie die de Corporate Governance Code (CGC) toetste. Mildred Hofkes, initiatiefneemster van Nieuw Bestuur belichtte de nieuwe toon aan de top en de rol van secretaresses als geweten van bestuur en organisatie. Ik vertelde in het kort de reden waarom ik onderzoek heb gedaan naar de onafhankelijkheid van de ondersteuning van commissarissen.

In mijn werk heb ik het altijd als bijzonder ervaren dat bestuursleden, managers en commissarissen bij fusies en overnames en bij het publiceren van jaarcijfers een geheimhoudingsverklaring tekenden en de secretaresses vrijwel nooit. In de CGC code staat er ook niets vermeld over de rol van PA of secretaresse. Na de instelling van de code in 2003 gaat sinds 2011 een summier stukje over de rol en werkwijze van de bestuurssecretaris. Nu ben ik niet uit op een vermelding van de PA/secretaresse in de code, maar ik wil wel graag dat bedrijven en bestuurders meer bewust worden van de rol en positie die hun rechterhand heeft.

De Corporate Governance Code is bedoeld als “check & balances” voor beursgenoteerde bedrijven. Streppel schetste de ontwikkelingen van de Code sinds 2003, door Morris Tabaksblat opgesteld met de gelijknamige commissie.

Bestuurders kozen veelal voor geleidelijke toepassing van de CGC. De aansturing van organisaties moest weliswaar veranderen, maar het zette de verhouding tussen directie en commissarissen soms op scherp. Ondanks de goede bedoeling van de Code bleef de context van ondernemingen snel veranderen. Zeker toen in 2008 de wereldwijde economische crisis leidde tot maatschappelijke onrust. Governance bleef niet langer beperkt tot directie, commissarissen en aandeelhouders. De maatschappelijke discussie kwam hiermee in een versnelling. De rol van een directie of raad van bestuur moest duidelijker zijn. Maar ook de aandeelhouder bleef belangrijk, ook al dient deze vooral zijn eigen belang. De Monitoring Commissie o.l.v. Jos Streppel heeft ervoor gekozen om de aandeelhouders aan te spreken op hun burgerschap door hun ervan te overtuigen dat de belangen van nu ook voor later tellen. Jos Streppel is van mening dat er veel vooruitgang is geboekt. De directie neemt besluiten en legt deze voor aan de raad van commissarissen en de aandeelhouders. Inmiddels is de governance doorgedrongen tot niet beursgenoteerde organisaties. Ook daarvoor zou een driehoeksstructuur moeten gelden. Deze discussie is inmiddels gestart.

De presentatie van Mildred Hofkes begon met de uitkomst van de dertiende Edelman Trustbarometer die het vertrouwen meet van de bestuurlijke elite in een bepaald land. Nederland scoort daarin 8%! Dat geeft volgens haar aan dat er iets mis is met de ’toon aan de top’. Zij is van mening dat de reputatie essentieel is voor een organisatie. Zij haalt een lange lijst van voorbeelden aan waarin de reputatie ernstig en vaak langdurig is geschaad als gevolg van fraude, schandalen en mismanagement. Bestuur zou moeten werken vanuit minder externe regels en vanuit meer vertrouwen van binnen uit. Ze wil bestuurders laten zien dat strategie van buiten uit naar binnen gevoed moet worden en niet andersom, duurzaam moet zijn en op basis van fair play.

Hofkes weet van bestuurders die zeggen dat integriteit belangrijk is, geen zin hebben in gedoe, daardoor eigenlijk een beetje lui zijn. Terwijl integriteit moet zijn dat je het gedoe opzoekt. Ze stelt dat iedere organisatie eigenlijk een soort hofnar zou moeten hebben, zoals beschreven in het boek “Ik ben integer, Jij bent integer” (Rob de Lange, Jaap Ten Wolde). Een belangrijke eigenschap van PA’s en secretaresses is hun loyaliteit. Ze biedt comfort aan haar directeur, is zijn/haar klankbord en bijna zijn alter ego. Ze weet alles. Voelt de geur en smaak in de bestuurskamer meestal feilloos aan. De vraag is nu of zij die rol van hofnar op zich wil nemen. Zonder politieke agenda. Het lijkt een spagaat. Maar als een secretaresse de rol van hofnar vervult zou ze in staat moeten zijn zowel de kleine context (bestuur) als de grote (organisatie) te dienen. Haar directeur zou haar daarbij moeten steunen. Integriteit wordt daardoor essentieel en samen met transparantie gaat het steeds zwaarder wegen.
Na de sprekers en de discussie over twee ingebrachte casussen heeft het de deelneemsters zeker aan het denken gezet. Hebben wij er een aantal hofnarren bij of is dit gemakkelijker gezegd dan gedaan? Wij kijken terug op een zonnige en geslaagde middag. Het voorstel om deze middag een vervolg te geven, krijgt de instemming van iedereen.

9-7-2014

Afgelopen vrijdag 4 juli heb ik samen met Brigit de Lange een netwerkbijeenkomst gehouden inzake Corporate Governance. Een 30 tal ervaren secretaresses kwamen in het Fort aan de Drecht in Uithoorn bijeen. Jos Streppel, voormalig CFO Aegon en voormalig voorzitter van de Monitoring Commissie Corporate Governance, vertelde daar waarom de regels rondom Corporate Governance in het leven zijn geroepen, wat dat voor bedrijven en bestuurders betekent en hoe daarmee om te gaan. Vervolgens sprak Mildred Hofkes, initiatiefneemster van Nieuw Bestuur, over de rol die de secretaresse veelal bij het bestuur vervult en hoe we daar meer gewicht aan zouden kunnen geven. Daarna lichtte ik een tipje van de sluier op over mijn onderzoek naar de rol die de secretaresse in de Corporate Governance speelt.

6-7-2014

De afgelopen 10 weken heb ik een interimopdracht ingevuld bij De Brauw Blackstone Westbroek ter ondersteuning van een cassatie-advocaat, tevens bestuurslid. Als ervaren secretaresse was dit toch een geheel nieuwe en bijzondere ervaring!

Strakke procedures met bijbehorende deadlines zijn dagelijkse kost. Bijlagen heten ‘producties’, klanten zijn in deze praktijk ‘correspondenten’ en toga’s worden geregeld uitgewisseld. Op kantoor heerst een leuke informele sfeer waarbij professionaliteit en integriteit hoog in het vaandel staan. Net afgestudeerde juristen proberen een plaatsje in De Brauwerij te bemachtigen. De Brauwerij is de introductiesectie van De Brauw waarin alle advocaat-stagiaires, kandiaat-notarissen en fiscalisten starten. In de Brauwerij staan opleiding, begeleiding en voorbereiding op de praktijk centraal. Een mooi concept waaraan menig bedrijf een voorbeeld zou kunnen nemen!

6-7-2014

Dinsdag 22 april 2014 hield Prof. Dr. Lex Hoogduin zijn oratie getiteld: Omgaan met Complexiteit en Onzekerheid bij de Rijksuniversiteit Groningen. Dit naar aanleiding van zijn benoeming tot hoogleraar bij de Faculteit Economie en Bedrijfskunde in april 2013.

Voorafgaand aan de oratie werd een Symposium gehouden inzake Aspecten van Complexiteit. Wander Jager, Roland Kupers en Rik Berbé gaven een impressie van allerlei complexe systemen die zich voordoen in bijvoorbeeld; het klimaat, het verkeer, onze hersenen, het financiële stelsel, het internet en de maatschappij als geheel.
Op het eerste gezicht lijken de onderwerpen weinig op elkaar, maar complexe systemen blijken verrassend veel gemeenschappelijke kenmerken te hebben. Deze theorie van complexe systemen gaat op zoek naar nieuwe oplossingen voor grote problemen zoals het klimaat, de gezondheidszorg, het verkeer en financiële stabiliteit. Het was een bijzondere dag die ik, met veel plezier, mede heb mogen organiseren. De presentaties en de oratie zijn terug te kijken op www.lexhoogduin.com.

27-4-2014

Vorige maand ben ik begonnen met het interviewen van een aantal bestuurssecretarissen van de Raad van Commissarissen. Informeel, maar, naar nu blijkt, wel erg nuttig! Gesproken wordt over de onafhankelijke rol die het secretariaat in het bedrijf met betrekking tot de commissarissen heeft en de rol die een externe secretaresse (van bijvoorbeeld een van de commissarissen) daarin speelt.

Een aantal zaken die naar voren komen zijn:

1. Stel bedrijf A heeft fusieplannen met bedrijf B. Vanuit bedrijf A wordt een insiderslist opgesteld voor de directie, de commissarissen, de betrokken medewerkers en het betrokken secretariaat. Geen van de bedrijven die ik heb gesproken heeft de externe secretaresse hierop gezet.
2. Ditzelfde geldt voor het tekenen van geheimhoudingsverklaringen bij andere gevoelige situaties. Gezien de aangescherpte regels rondom Corporate Governance is dit een punt om bij stil te staan en in de toekomst mee te nemen!
3. Veel commissarissen blijken nog een G-mail account te hebben, ondanks het feit dat de Amerikaanse consumentenbond en mogelijk ook de bestuurssecretaris, benadrukken om G-mail niet te gebruiken voor mailverkeer met een vertrouwelijk karakter.
4. Enkele commissarissen voeren zelf hun secretariaat, wat de snelheid en accuratesse bij het maken van afspraken dikwijls vertraagd.

Het is grappig om te zien dat zaken, die zo vanzelfsprekend lijken, vaak slecht of onvoldoende zijn geregeld. Ik vervolg daarom mijn rondje langs de velden en hoop nog meer ogen te openen.

11-12-2013

Deze maand bezoek ik een aantal bestuurssecretarissen van de Raad van Commissarissen van gerenommeerde bedrijven.

Ik verneem graag hun visie over en omgang met de regels omtrent de onafhankelijkheid van het secretariaat van de commissaris.

Mocht u hier ook in geïnteresseerd zijn, of uw mening willen geven, dan verzoek ik u contact met mij op te nemen.

12-11-2013

De aandacht voor en de rol van commissaris is in de laatste vijf jaar sterk veranderd. Door de toegenomen informatievoorziening, regelgeving, complexere producten, technologische vooruitgang en social media zijn de risico’s groter geworden en zal de commissaris tegenwoordig meer tijd en inspanningen moeten leveren om zijn toezichthoudende rol goed te kunnen vervullen. De verantwoordelijkheid van de commissaris is daardoor toegenomen. Daarom is het niet zo gek dat ter verbetering van de kwaliteit, de kennis en de onafhankelijkheid van de commissaris, de compliance regels voor commissarissen in de Corporate Governance Code zijn aangescherpt.

Wat bij de bepalingen in de Code bij de onafhankelijkheid van de commissaris opvalt, is dat omtrent zijn nevenfuncties, zijn arbeidsverleden en persoonlijke contacten, bepalingen in de code worden gehanteerd. Echter inzake de omgang en archivering van vertrouwelijke gegevens en informatie omtrent zijn commissariaten zijn geen voorschriften opgesteld.

In het verleden werden vertrouwelijke stukken veelal naar het privé-adres van de commissaris toegezonden. Door de komst van de digitale snelweg worden de stukken tegenwoordig bijna allemaal digitaal aangeleverd. Ter voorbereiding op vergaderingen gaan deze stukken direct of indirect naar de secretaresse of personal assistant van de commissaris. Maar wat als de commissaris meerdere commissariaten heeft en zijn secretariaat wordt gevoerd bij zijn ‘hoofdcommissariaat’? Wie is dan verantwoordelijk voor de vertrouwelijke afhandeling van de bedrijfsgevoelige informatie en archivering van vertrouwelijke stukken van de andere commissariaten?

De secretaresse? De directie van zijn hoofdcommissariaat? De commissaris? Of de directie van een van zijn andere secretariaten? Integriteit is onontbeerlijk en belangenverstrengeling mag geen issue zijn. Neem als commissaris of bedrijf geen risico. Laat niets aan het toeval over, zorg dat alle partijen bovenstaand issue onderkennen of zorg voor een onafhankelijke ondersteuning, waarbij het ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring door betrokken partijen niet mag ontbreken.

9-10-2013