Op donderdag 20 april ben ik door APG (Algemene Pensioen Groep) gevraagd een presentatie te houden over mijn ‘praktijkervaring’ als ZZP’er tijdens hun teamevent voor secretaresses in Kerkrade. Voor mij niet naast de deur, maar wel in een hele leuke omgeving! De dierentuin! (GaiaZoo)! Reden voor mij om ook mijn PowerPointpresentatie daar speciaal op aan te passen!

Ter voorbereiding was het leuk en enerverend om na te denken wat je die dag gaat brengen. De groep bestaat uit vakgenoten die van wanten weten en vaak al jarenlang bij APG werken. Uitgaande van het feit dat het leuk is om naar een ‘praktijkverhaal’ van een collega te luisteren, wil je toch ook een boodschap meegeven! Waar het vooral om gaat is dat je in beweging moet blijven, niet alleen fysiek, maar ook geestelijk. Denk na over datgene wat je in de praktijk uitvoert. Kan dat beter, efficiënter? Zijn er ook andere manieren om informatie te vergaren en te verstrekken? Denk bijvoorbeeld aan informatieprotocollen! Hoe kijk ik van binnenuit naar onze organisatie? En hoe kijkt de buitenwereld daar tegenaan. Kan ik daar iets mee? Maar ook: is mijn LinkedIn profiel up-to-date? Ga ik naar netwerkbijeenkomsten? Kortom sta ik ergens op de kaart, of ben ik nog niet in beeld? Dat dat belangrijk is, blijkt op het moment dat je jouw netwerk nodig hebt. Wanneer je voor jezelf zou willen beginnen, of een nieuwe uitdaging zoekt. Mijn advies is dan ook: steek tijd en energie in nieuwe contacten, onderhoud bestaande contacten en gebruik jouw opleidingsbudget. Bijvoorbeeld voor de  nieuwe masterclass Reputatiemanagement op 23 juni a.s. Momenteel een hot item in alle boardrooms waar je als secretaresse, veelal de spin in het web, ook iets mee kunt doen! Blijf alert op nieuwe ontwikkelingen en breid jouw netwerk uit . Dat vergroot niet alleen jouw kansen op de arbeidsmarkt, maar houd je ook scherp tijdens jouw dagelijkse werkzaamheden. En dat is echt geen apekool!

21-4-2017

Voor mij persoonlijk was 2016 een jaar om snel te vergeten. Ik heb een paar dierbare vriendinnen verloren en daardoor weinig energie gehad om nieuwe activiteiten te ondernemen. Maar 2017 is inmiddels alweer een paar weken van start en we gaan niet bij de pakken neer zitten. Dat hadden zij ook zeker niet van mij verwacht. Gelukkig heb ik een fijne collega, Brigit de Lange, die samen met mij nieuwe plannen smeedt om ook dit jaar weer 2 mooie masterclasses te organiseren. En dat is weer gelukt!

7 april de masterclass: ’Is jouw organisatie al WWZ-proof?’ Deze masterclass gaat over de Wet Werk en Zekerheid (WWZ). Deze wet die inmiddels 2 jaar van kracht is, blijkt toch meer haken en ogen te hebben dan vooraf bedacht. Marnix Smit, arbeidsjurist bij KienhuisHoving zal aan de hand van jurisprudentie en veel voorbeelden praktische tips geven voor wat betreft de nieuwe eisen voor de dossieropbouw waardoor je meteen kunt checken of jouw organisatie al ‘WWZ-proof’ is!

En 23 juni (datum nog onder voorbehoud) de masterclass: “Hoe krijgen we de reputatie die we willen hebben?”. In deze masterclass, onder leiding van Mildred Hofkes  ga je inhoudelijk kennis maken met reputatiemanagement en stakeholderbeleid en welke impact het thema ‘reputatie’ op jouw organisatie heeft. Aan de hand van interviews met ervaringsdeskundigen (wat doe je als jouw baas persoonlijk onder vuur komt te liggen?) en cases vanuit de praktijk wordt het onderwerp uitgediept. Deze middag sluit zeer goed aan op de deelnemers die aanwezig waren bij de masterclass over stakeholders en dilemma’s. Maar ook voor deelnemers die nog blanco zijn op het gebied van reputatiemanagement, vormt deze masterclass een absolute ‘must’ in het huidige transparantie-tijdperk! Erg leuk om zulke enthousiaste sprekers weer bereid te vinden om een nuttige en mooie masterclass in te vullen. Voor ons de uitdaging om genoeg deelnemers te enthousiasmeren. Aan de locaties in Rotterdam en Amsterdam zal het zeker niet liggen!

Naast onze gezamenlijke organisatie van masterclasses worden wij inmiddels benaderd om over Corporate Governance te komen spreken in verschillende settings. Een leuke ontwikkeling die wij met veel enthousiasme zullen oppakken. Kortom een nieuw jaar met mooie en nieuwe kansen!

29-1-2017

Het nieuwe gemeentehuis van Gouda was het décor voor de verdiepende Masterclass Governance: Stakeholders en Informatieprotocol op vrijdag 25 november 2016. Het werd een middag met veel nieuwe inzichten over een steeds belangrijker onderwerp voor jouw organisatie. Stakeholders vormen het uitgangspunt voor het MVO-beleid. Maar ook vraagt de samenleving steeds vaker en directer aan organisaties zich te verantwoorden over hoe en welke bijdrage ze leveren. De toezichthouder of commissaris is intermediair tussen samenleving en jouw bedrijf. Een soort geweten. Uit de aard van ons werk als assistant verzorgen wij mede die rol ter ondersteuning van de bestuurder richting commissarissen. Om goed inzicht te hebben in alle krachten die invloed uitoefenen op jouw organisatie en andersom, is het belangrijk om alle belanghebbenden ofwel stakeholders in beeld te hebben. Assistants krijgen een steeds nadrukkelijker taak hierin.

Breed spectrum
Stakeholders zijn personen of organisaties die invloed ondervinden van of zelf invloed uitoefenen op jouw bedrijf, maar ook op een besluit, product of project. Een zeer breed spectrum van invloedsfeer. En van essentieel belang om als organisatie te weten over wie je het dan hebt.

Connie Tanis, werkzaam voor Broers & Partners en Nationaal Register, legde uit hoe je stakeholders in beeld brengt en ermee omgaat. De motieven om stakeholders in kaart te brengen zijn o.a. politieke, maatschappelijke en reputatie. Een recent voorbeeld van politieke motivatie is het manifest dat Hugo Borst heeft gemaakt over de verpleeghuizen. Een initiatief vanuit de samenleving naar de politiek. Een maatschappelijke trend is dat er steeds meer netwerken en ketens ontstaan die weliswaar nauw samenwerken, maar ieder afzonderlijk een groot aantal stakeholders hebben. Maar, die ook elkaar beïnvloeden wanneer er een incident ontstaat.

Door ze eerst te ordenen in prioriteit en vervolgens de diverse belangen te benoemen, weet je wie jouw stakeholders zijn. Sleutelbegrippen bij het managen van stakeholders zijn onder andere communicatie, consultatie, emoties benoemen, risico’s en kansen inschatten, verantwoordelijkheid nemen. Daartoe behandelde zij de 3-M methode: mapping, mobilising en managing van stakeholders waarmee de deelnemers aan de slag gingen.

Early warnings
Het tweede deel van de Masterclass ging over Informatieprotocollen, gepresenteerd door Victor Broers (Victor Broers Consultancy).  Hij benadrukte dat de bestuurder verantwoordelijk is voor de informatievoorziening, die deugdelijk, volledig en betrouwbaar moet zijn. Maar de RvC/RvT heeft zelf ook een eigen verantwoordelijkheid om informatie in te winnen en met stakeholders contact te zoeken. Kortom, niet langer gebaseerd op regels maar principle-based toezicht. Ook de RvT/RvC wordt geacht een eigen oordeel te kunnen vormen over kansen, risico’s en bedreigingen van een organisatie. In alle gevallen moet worden gekeken naar verantwoording t.o.v. de diverse stakeholders. Dan kan het gebeuren dat bij die afweging een dilemma ontstaat omdat de belangen zeer contrair kunnen zijn. Victor Broers: “De omgeving van organisaties verandert steeds sneller, de vraag van de stakeholders ook. Dat betekent een andere impact op de rol van de assistant. Het zal steeds vaker gebeuren dat assistants rechtstreeks met RvT/RvC in dialoog gaan.”

De deelnemers hadden vooraf vragen aangeleverd. Eén daarvan was welke vuistregel er is voor de beoordeling van de documenten die je aanlevert. Is het teveel of te weinig, houd je ze voldoende op afstand of te weinig? Victor lichtte toe dat een onderscheid kan worden gemaakt tussen ‘harde’ en ‘zachte’ gegevens. De rol van big data zal de komende jaren sterk toenemen om zaken als imago, klanten en product goed te kunnen monitoren. De zogenaamde early warnings zoals onderlinge verhoudingen, omgang met interne en externe stakeholders, gedrag, personele gegevens zijn niet in protocollen te vangen, maar wel relevant voor het managen van de stakeholders en goed toezicht.

Met nieuwe inzichten en leuke discussies werd deze geslaagde middag met een gezellige borrel afgesloten.

30-11-2016

Alle grote en complexe begrippen als vertrouwen, ethiek en integriteit, normen, waarden en morele principes kwamen aan de orde in de Masterclass over Dilemma’s op 7 oktober 2016.

In een sneltreinvaart door 2300 jaar filosofie om dilemma’s in ons werk op te lossen! Dat maakte ons nieuwsgierig naar de presentatie van Edgar Karssing (docent Nyenrode), bij het hoofdkantoor van ING  in Amsterdam. Die middag gingen we uiteraard ook zelf aan de slag met enkele cases aan de hand van zijn Morele Intervisiemodel. De inhoud van deze masterclass, speciaal samengesteld voor management-assistants, bracht behoorlijk wat discussie teweeg.

Na het welkomstwoord van Brigit de Lange kreeg eerst Ynske Heeringa het woord. Zij werkt als executive assistant bij Vinci Group en heeft in haar vorige baan zelf ondervonden hoe het is om met dilemma’s om te gaan. Veel deelnemers herkenden de situatie die ze beschreef. Als voorbeeld van hoe het wel kan, lichtte ze het Manifest toe waarin Vinci Group 8 ethische principes heeft vastgelegd.

Vertrouwen is essentieel

Edgar Karssing begon zijn plenaire inleiding met het beeld van een witte en een zwarte wolf, als symbolen voor het goede en kwade in mensen. De wolf die je het meeste voedt, gaat overheersen. Om zonder brokken met elkaar samen te leven en samen te werken, is vertrouwen een essentiële waarde. De term integriteit wordt pas sinds de jaren negentig gebruikt. Ook bij de Nederlandse overheid dringt het belang van integriteit door en wordt in 2006 in de wet opgenomen dat alle ambtenaren integer moeten zijn. Een toenemend aantal regels in alle sectoren en op alle niveaus was het gevolg. Zo ontstond in 2003 ook de Code Corporate Governance.

2300 jaar filosofie

Integriteit evolueerde sindsdien van een keuze tussen goed of kwaad (niet frauderen, niet corrupt zijn versus onkreukbaarheid) tot betrouwbaarheid, open en eerlijk. In een dilemma moet de uiteindelijke keuze daarom niet alleen zorgvuldig maar ook uitlegbaar zijn. Maar met name standvastigheid in de consequenties die dat besluit kan hebben, maken een besluit echt waardevol. Een beetje integer bestaat niet. Het is daarmee niet langer meer een keuze tussen ‘goed’ of ‘fout’. In een vogelvlucht neemt Edgar Karssing ons daarna mee door de geschiedenis van de filosofie die hij de hulp-wetenschap bij het nadenken noemt.

Morele Intervisie

Hoe je komt tot een zorgvuldig besluit bij een eigen dilemma in ons werk, werd na de pauze geoefend in groepjes aan de hand van zelf gekozen dilemma’s. Een speciaal stappenplan, het morele intervisiemodel, dat werd opgesteld door Edgar Karssing bracht de dilemma’s tot een oplossing. Een boeiende praktijkoefening, waarbij ook de stakeholders een essentiële rol spelen in de afwegingen die je maakt. Een mooie brug naar onze volgende masterclass op 25 november a.s. inzake ‘Stakeholders Corporate Governance en Informatieprotocol toezichthouders’ in Gouda. Aanmelden kan nog steeds, we hebben nog enkele plaatsen beschikbaar.

 “Het is met integriteit net als met geluk, in je eentje kun je een eind komen maar je komt verder met z’n tweeën!”

17-10-2016

De vakantieperiode vliegt voorbij. We hebben de kans gehad de batterij weer op te laden en hebben kunnen nadenken over het afgelopen jaar waarin veel werk is verzet.
Naast mijn secretariële werkzaamheden voor commissarissen, heb ik samen met Brigit de Lange twee nieuwe masterclasses ontwikkeld en georganiseerd. Bij de afgelopen masterclasses over Corporate Governance bleek behoefte te bestaan aan verdere verdieping van enkele gerelateerde onderwerpen. En dat is gelukt! Zie agenda. Er zijn nog 5 plaatsen beschikbaar.

Daarnaast hebben wij een nieuwe website gelanceerd: “Dilemma-Assist”. Een website die met name management assistants support biedt bij ingewikkelde vraagstukken/dilemma’s. Een paar voorbeelden staan al op de website met bijbehorend advies. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om contact op te nemen, waarna professionele forumleden je van advies kunnen voorzien.
Schrijf je in voor onze nieuwsbrief, waarna je geregeld een nieuwe dilemma voorbij zal zien komen. Waarbij je de cases als training zou kunnen zien en je je zou kunnen afvragen wat jij bij een dergelijke kwestie zelf zou doen? En ben je het niet eens met het gegeven advies of heb je een ander/beter advies? Geef jouw reactie op de website. De website is leerzaam voor alle vakgenoten. Dus heb je een leuk en relevant artikel/boek gelezen? Laat het ons weten, we vullen de ‘boekenkast’ graag!
Ook voor volgend jaar worden de ijzers alweer gesmeden! Met o.a. een masterclass: ‘opbouw personeelsdossier’, waar de spreker, naar eigen zeggen, dagen over kan vertellen!
Kortom we hebben er weer zin in en gaan graag voor jullie weer aan de slag!

19-8-2016