Vorige maand ben ik begonnen met het interviewen van een aantal bestuurssecretarissen van de Raad van Commissarissen. Informeel, maar, naar nu blijkt, wel erg nuttig! Gesproken wordt over de onafhankelijke rol die het secretariaat in het bedrijf met betrekking tot de commissarissen heeft en de rol die een externe secretaresse (van bijvoorbeeld een van de commissarissen) daarin speelt.
Een aantal zaken die naar voren komen zijn:
- Stel bedrijf A heeft fusieplannen met bedrijf B. Vanuit bedrijf A wordt een insiderslist opgesteld voor de directie, de commissarissen, de betrokken medewerkers en het betrokken secretariaat. Geen van de bedrijven die ik heb gesproken heeft de externe secretaresse hierop gezet.
- Ditzelfde geldt voor het tekenen van geheimhoudingsverklaringen bij andere gevoelige situaties. Gezien de aangescherpte regels rondom Corporate Governance is dit een punt om bij stil te staan en in de toekomst mee te nemen!
- Veel commissarissen blijken nog een G-mail account te hebben, ondanks het feit dat de Amerikaanse consumentenbond en mogelijk ook de bestuurssecretaris, benadrukken om G-mail niet te gebruiken voor mailverkeer met een vertrouwelijk karakter.
- Enkele commissarissen voeren zelf hun secretariaat, wat de snelheid en accuratesse bij het maken van afspraken dikwijls vertraagd.
Het is grappig om te zien dat zaken, die zo vanzelfsprekend lijken, vaak slecht of onvoldoende zijn geregeld. Ik vervolg daarom mijn rondje langs de velden en hoop nog meer ogen te openen.
11-12-2013