Blog

Moed tonen zit niet in ons dna ……

Het werd een enerverende Masterclass op 31 januari 2019 bij de KasBank. Onder leiding van gastdocent Edgar Karssing kregen wij inzicht in het fenomeen ‘vrijmoedig spreken’. Want wat te doen als je in jouw werk tegen een dilemma aanloopt en dit met de betrokkene wilt bespreken? Dat vereist ‘moedig’ optreden. Dat is niet makkelijk en bij ons, als Nederlanders, ook niet aangeboren. Wij zullen ook niet snel zeggen dat wij ‘moedig’ zijn. Dat moeten wij onszelf aanleren.

             

Hoe je in gesprek kunt gaan, hangt af van enkele belangrijke factoren. Hoe beoordeel je de ontstane situatie en wat doe je ermee? Moed is als het waren de brug tussen oordelen en doen. Dat is niet altijd zonder gevaar. Op de stelling van Edgar of assistants een gevaarlijk beroep hebben liepen de meningen uiteen. De meesten vonden dat we wel vaak te maken hebben met een groot spanningsveld.
Uit het onderzoek van Dilemma Assist kwam echter naar voren dat bijna de helft van ons op de hoogte is of weet heeft van wangedrag binnen de organisatie. We gaan er echter zelden over in gesprek met de betrokkene. Zelfs niet als we persoonlijk met een integriteitsdilemma te maken krijgen.
Om een dergelijke situatie aan te kunnen is het zaak om vooraf de situatie goed in te schatten (‘calculated risk’), een slimme manier te vinden om moedig te zijn (bijv. humor) en het liefst te oefenen met een klein dilemma. Dit zal in het begin niet makkelijk zijn. Dit wordt ook ‘post decision making” genoemd. Het vraagt dan ook om moed, morele moed.
Bij morele moed gaat het om staan voor je waarden en het uitspreken daar van. Na de post decision making volgt de afweging wát je gaat doen, tegen wie en in welke volgorde en hoe doe ik dat effectief. Bouwstenen die je hiervoor nodig hebt zijn bijvoorbeeld: een goede voorbereiding door de feiten te kennen, de cultuur van het bedrijf te snappen, de sector te kennen en goede (interne) relaties op te bouwen. En verder: in sommige gevallen bondgenoten zoeken, de scenario’s doornemen, de regels en codes van een organisatie kennen en niet in de laatste plaats jouw eigen geloofwaardigheid in de strijd gooien.

           

Allemaal tips die we zeker zullen meenemen in onze dagelijkse werkzaamheden.
Na afloop werd nog uitgebreid nagepraat. De meesten vonden eigenlijk dat we nog meer tijd hadden kunnen besteden aan deze boeiende materie. Een intervisie-avond zal daarom spoedig volgen.

4-2-2019

 

Een ‘houten’ jubileum

Flexibel Management Support bestaat deze maand alweer 5 jaar. Het was best spannend in 2013. Midden in de crisis en in onzekere tijden begon ik mijn eigen ‘winkeltje’ na 28 jaar vast dienstverband. Velen vonden het een goed idee, en echt iets voor mij, anderen waren meer sceptisch en vonden een personal assistant op afstand een gewaagde keuze. En eerlijk gezegd moesten sommige cliënten ook wennen aan het feit dat je niet in het kamertje ‘next door’ zit. Maar in deze tijden van digitalisering en het nieuwe werken lijkt de overstap een goede keuze en vormt de afstand geen obstakel meer. Want door de specifieke en persoonlijke werkzaamheden die ik voor mijn cliënten uitvoer bouw je toch vrij snel een vertrouwensband op zonder dat je elkaar veel ziet. Waar ik zelf erg aan moest wennen is het eenzame bestaan dat je overdag gaat leiden na al die jaren die je gezellig met collega’s hebt doorgebracht. Je wordt nu niet afgeleid door collega’s maar tegelijkertijd kan je ook je ei niet kwijt wanneer je daar behoefte aan zou hebben. Maar dat went en in 2014 heb ik een fijne vakgenote gevonden waarmee ik sindsdien kan sparren en masterclasses over Corporate Governance en Integriteit organiseer. Met als kers op de taart ons gezamenlijke internationale onderzoek naar de rol en positie van de executive assistant. Wanneer ik terugkijk op de afgelopen 5 jaar dan heb ik een mooie en diverse cliënten portefeuille weten op te bouwen, mede en dankzij mijn netwerk. Dat netwerk is voor mij, als ZZP’er een belangrijke bron, die ik goed probeer te onderhouden. Door de afwisseling van de werkzaamheden voor mijn cliënten, de organisatie van de masterclasses en het geven van trainingen ben ik blij dat ik 5 jaar geleden deze stap heb gemaakt en kijk ik uit naar de volgende 5 jaar!

7-9-2018

Publicering rapport ‘The secret power in the office’

Op 16 maart 2018 zijn de resultaten bekend gemaakt van de Internationale Survey onder 1400 deelnemers van de IMA (International Management Assistants Network) over de ethische dilemma’s die management-assistants in hun werk tegenkomen. Deze survey, geïnitieerd door Dilemma-Assist, is uitgezet in 25 landen. De resultaten zijn onthullend en veelzeggend. Onderzoek is gedaan naar de rol van de assistant, de samenwerking met de bestuurder alsmede cultuur ten aanzien van wangedrag en integriteit.



Het rapport is te downloaden via de website van Dilemma-Assist.

www.dilemma-assist.nl

Survey gelanceerd!

Tijdens de inspirerende en goed georganiseerde IMA (International Management Assistants) conferentie in het Marriott hotel in Den Haag, heeft Brigit de Lange gisteren ons internationale onderzoek aangekondigd! Een primeur, want het is voor het eerst dat een onderzoek zal worden uitgevoerd naar de bijzondere rol en dilemma’s van management-assistants. Vanaf 10 oktober zullen 1400 leden van IMA gevraagd worden de survey in te vullen!

Persbericht

30-9-2017

Internationaal onderzoek Dilemma-Assist!

Samen met Brigit de Lange ga ik een internationaal onderzoek houden onder 1400 management-assistants aangesloten bij de IMA (International Management Assistants network) verspreid over 25 landen. Dit ter gelegenheid van de jaarlijkse conferentie van IMA dat dit jaar op 29 september in Den Haag zal plaatsvinden. Het thema voor dit jaar is “Business Ethics & Integrity”. Een thema wat mooi aansluit bij onze website Dilemma-Assist.nl. In samenwerking en met hulp van Professor Kees Cools en Professor Dr. Erik van de Loo proberen wij met dit onderzoek meer inzicht te krijgen in de grote, vaak gecompliceerde, en belangrijke rol die management-assistants hebben met betrekking tot organisatorische integriteit en Corporate Governance. En tevens erkenning voor het feit dat de toegevoegde waarde van assistants voor organisaties inzake integriteit veel groter is dan tot nu toe werd aangenomen. En tegen welke dilemma’s lopen ze aan en hoe gaan ze daarmee om? De survey wordt na de conferentie aan de leden toegezonden. In februari 2018 zullen de resultaten van dit onderzoek bekend worden gemaakt tijdens een middag-Symposium in de Randstad.

Mocht u interesse hebben in de resultaten van dit onderzoek, of een bijdrage willen leveren, liefst in de vorm van sponsoring, dan kunt u contact met mij opnemen.

4-8-2017

           

‘Het waait nooit over’

Management-assistants volgden afgelopen vrijdag de boeiende en inspirerende Masterclass ‘Reputatiemanagement’.

“Het waait nooit over”, zegt Mildred Hofkes met overtuiging. Ze is de gastspreker op vrijdag 23 juni 2017 in de Heineken Experience in Amsterdam voor de Masterclass Reputatiemanagement. Ze doelt op kleine incidenten in een organisatie of bij één van de stakeholders. Het is belangrijk om te toetsten of beeldvorming van jouw organisatie vanuit het eigen handelen ook klopt met het beeld dat jouw stakeholders hebben. Kleine incidenten, signalen, kunnen uitgroeien tot een enorme crisis die de reputatie kunnen schaden.

Mildred vertelt eerst over haar eigen ervaringen in het bedrijfsleven en haar stap om een eigen bureau te beginnen. Uit haar onderzoeken blijkt dat veel organisaties denken vanuit zichzelf, de zender. Terwijl ze zouden moeten redeneren en handelen vanuit de ontvanger, de stakeholder. Als organisaties hiervoor kiezen, betekent het dat ze vaak op een andere manier gaan werken. Niet langer top-down vanuit de traditionele hiërarchie maar in netwerkorganisaties met alle stakeholders. Zo wissel je op gelijkwaardig niveau informatie uit door naar elkaar te luisteren. Uit haar onderzoeken is ook gebleken dat de ‘toon aan de top” van bedrijven nog niet het vermogen heeft tot zelfreflectie. Dat vraagt om transparantie vanuit de top naar de medewerkers en om wederkerigheid. Dat bevestigt het belang om de stakeholder – de ontvanger – te betrekken bij het beleid en handelen. Daarin vervult de communicatieafdeling een sleutelrol voor de core business.

Management-assistants kunnen een nuttige rol vervullen bij het benoemen en labelen van stakeholders, dat bleek ook in onze Masterclass Stakeholders in 2016.

Mildred gaf vervolgens met behulp van een Reputatiemodel aan hoe je binnen jouw organisatie kunt nagaan of je bent gefocust op overtuigen/zenden of op luisteren/ontvangen. Daarop volgde de uitleg over het nieuwe bestuursmodel met netwerkorganisaties. En tenslotte een illustratie waarop de strategie van reputatiemanagement gericht moet zijn: van “Ist” naar “Soll” .

Haar enthousiaste uiteenzetting over reputatie en nieuw bestuur zette de groep aan het denken, zo blijkt na afloop uit de reacties en op social media.

Een leerzame middag met een enthousiaste groep deelnemers die op een natuurlijke en vertrouwelijke manier ervaringen met elkaar deelden. De borrel na afloop in de prachtige Heineken-bar was een succes en een mooi netwerkmoment!

27-6-2017

 

 

 

 

 

 

Corporate Governance & Richard Gere

Op 18 mei jl. gaven Brigit de Lange en ik een training voor Assisant2 inzake corporate governance en dilemma’s voor management-assistants in hun Haagse hoofdkantoor aan de Koninginnegracht. Niet alleen kennis en informatie stond op het programma maar ook praktijkvragen en cases. Na de pauze vertoonde wij een filmfragment uit Arbitrage met Richard Gere (Robert Miller). Miller, een hedgefondstycoon, heeft met de boeken geknoeid om zijn illegale handelspraktijken te verduisteren, maar nu de verkoop van zijn bedrijf aan een zijden draadje hangt, dreigt de fraude aan het licht te komen. Zijn dochter, de cfo van het bedrijf komt daardoor voor een dilemma te staan. Je voelt de spanning en ziet een mooi voorbeeld van hoe het niet moet. Thema’s als stakeholders, transparantie, reputatie en communicatie, maatschappelijk verantwoord ondernemen en code of conduct kwamen in deze training voorbij. Het was een gezellige en leerzame dag met enthousiaste deelnemers die al snel praktijkervaringen met elkaar deelden. Onze website Dilemma-Assist biedt daarover ook veel informatie. Op 14 september wordt de training bij Assistant2 herhaald. Maar eerst staat onze interessante masterclass over Reputatiemanagement op 23 juni bij Heineken in Amsterdam op het programma! Inschrijven is nog mogelijk.

7-6-2017

Apekool of interessant?

Op donderdag 20 april ben ik door APG (Algemene Pensioen Groep) gevraagd een presentatie te houden over mijn ‘praktijkervaring’ als ZZP’er tijdens hun teamevent voor secretaresses in Kerkrade. Voor mij niet naast de deur, maar wel in een hele leuke omgeving! De dierentuin! (GaiaZoo)! Reden voor mij om ook mijn PowerPointpresentatie daar speciaal op aan te passen!

Ter voorbereiding was het leuk en enerverend om na te denken wat je die dag gaat brengen. De groep bestaat uit vakgenoten die van wanten weten en vaak al jarenlang bij APG werken. Uitgaande van het feit dat het leuk is om naar een ‘praktijkverhaal’ van een collega te luisteren, wil je toch ook een boodschap meegeven! Waar het vooral om gaat is dat je in beweging moet blijven, niet alleen fysiek, maar ook geestelijk. Denk na over datgene wat je in de praktijk uitvoert. Kan dat beter, efficiënter? Zijn er ook andere manieren om informatie te vergaren en te verstrekken? Denk bijvoorbeeld aan informatieprotocollen! Hoe kijk ik van binnenuit naar onze organisatie? En hoe kijkt de buitenwereld daar tegenaan. Kan ik daar iets mee? Maar ook: is mijn LinkedIn profiel up-to-date? Ga ik naar netwerkbijeenkomsten? Kortom sta ik ergens op de kaart, of ben ik nog niet in beeld? Dat dat belangrijk is, blijkt op het moment dat je jouw netwerk nodig hebt. Wanneer je voor jezelf zou willen beginnen, of een nieuwe uitdaging zoekt. Mijn advies is dan ook: steek tijd en energie in nieuwe contacten, onderhoud bestaande contacten en gebruik jouw opleidingsbudget. Bijvoorbeeld voor de  nieuwe masterclass Reputatiemanagement op 23 juni a.s. Momenteel een hot item in alle boardrooms waar je als secretaresse, veelal de spin in het web, ook iets mee kunt doen! Blijf alert op nieuwe ontwikkelingen en breid jouw netwerk uit . Dat vergroot niet alleen jouw kansen op de arbeidsmarkt, maar houd je ook scherp tijdens jouw dagelijkse werkzaamheden. En dat is echt geen apekool!

21-4-2017

Nieuwe jaar biedt nieuwe kansen en uitdagingen!

Voor mij persoonlijk was 2016 een jaar om snel te vergeten. Ik heb een paar dierbare vriendinnen verloren en daardoor weinig energie gehad om nieuwe activiteiten te ondernemen. Maar 2017 is inmiddels alweer een paar weken van start en we gaan niet bij de pakken neer zitten. Dat hadden zij ook zeker niet van mij verwacht. Gelukkig heb ik een fijne collega, Brigit de Lange, die samen met mij nieuwe plannen smeedt om ook dit jaar weer 2 mooie masterclasses te organiseren. En dat is weer gelukt!

7 april de masterclass: ’Is jouw organisatie al WWZ-proof?’ Deze masterclass gaat over de Wet Werk en Zekerheid (WWZ). Deze wet die inmiddels 2 jaar van kracht is, blijkt toch meer haken en ogen te hebben dan vooraf bedacht. Marnix Smit, arbeidsjurist bij KienhuisHoving zal aan de hand van jurisprudentie en veel voorbeelden praktische tips geven voor wat betreft de nieuwe eisen voor de dossieropbouw waardoor je meteen kunt checken of jouw organisatie al ‘WWZ-proof’ is!

En 23 juni (datum nog onder voorbehoud) de masterclass: “Hoe krijgen we de reputatie die we willen hebben?”. In deze masterclass, onder leiding van Mildred Hofkes  ga je inhoudelijk kennis maken met reputatiemanagement en stakeholderbeleid en welke impact het thema ‘reputatie’ op jouw organisatie heeft. Aan de hand van interviews met ervaringsdeskundigen (wat doe je als jouw baas persoonlijk onder vuur komt te liggen?) en cases vanuit de praktijk wordt het onderwerp uitgediept. Deze middag sluit zeer goed aan op de deelnemers die aanwezig waren bij de masterclass over stakeholders en dilemma’s. Maar ook voor deelnemers die nog blanco zijn op het gebied van reputatiemanagement, vormt deze masterclass een absolute ‘must’ in het huidige transparantie-tijdperk! Erg leuk om zulke enthousiaste sprekers weer bereid te vinden om een nuttige en mooie masterclass in te vullen. Voor ons de uitdaging om genoeg deelnemers te enthousiasmeren. Aan de locaties in Rotterdam en Amsterdam zal het zeker niet liggen!

Naast onze gezamenlijke organisatie van masterclasses worden wij inmiddels benaderd om over Corporate Governance te komen spreken in verschillende settings. Een leuke ontwikkeling die wij met veel enthousiasme zullen oppakken. Kortom een nieuw jaar met mooie en nieuwe kansen!

29-1-2017

Assistants vervullen steeds belangrijker rol in stakeholdermanagement!

Het nieuwe gemeentehuis van Gouda was het décor voor de verdiepende Masterclass Governance: Stakeholders en Informatieprotocol op vrijdag 25 november 2016. Het werd een middag met veel nieuwe inzichten over een steeds belangrijker onderwerp voor jouw organisatie. Stakeholders vormen het uitgangspunt voor het MVO-beleid. Maar ook vraagt de samenleving steeds vaker en directer aan organisaties zich te verantwoorden over hoe en welke bijdrage ze leveren. De toezichthouder of commissaris is intermediair tussen samenleving en jouw bedrijf. Een soort geweten. Uit de aard van ons werk als assistant verzorgen wij mede die rol ter ondersteuning van de bestuurder richting commissarissen. Om goed inzicht te hebben in alle krachten die invloed uitoefenen op jouw organisatie en andersom, is het belangrijk om alle belanghebbenden ofwel stakeholders in beeld te hebben. Assistants krijgen een steeds nadrukkelijker taak hierin.

Breed spectrum
Stakeholders zijn personen of organisaties die invloed ondervinden van of zelf invloed uitoefenen op jouw bedrijf, maar ook op een besluit, product of project. Een zeer breed spectrum van invloedsfeer. En van essentieel belang om als organisatie te weten over wie je het dan hebt.

img_8091        img_8088

Connie Tanis, werkzaam voor Broers & Partners en Nationaal Register, legde uit hoe je stakeholders in beeld brengt en ermee omgaat. De motieven om stakeholders in kaart te brengen zijn o.a. politieke, maatschappelijke en reputatie. Een recent voorbeeld van politieke motivatie is het manifest dat Hugo Borst heeft gemaakt over de verpleeghuizen. Een initiatief vanuit de samenleving naar de politiek. Een maatschappelijke trend is dat er steeds meer netwerken en ketens ontstaan die weliswaar nauw samenwerken, maar ieder afzonderlijk een groot aantal stakeholders hebben. Maar, die ook elkaar beïnvloeden wanneer er een incident ontstaat.

Door ze eerst te ordenen in prioriteit en vervolgens de diverse belangen te benoemen, weet je wie jouw stakeholders zijn. Sleutelbegrippen bij het managen van stakeholders zijn onder andere communicatie, consultatie, emoties benoemen, risico’s en kansen inschatten, verantwoordelijkheid nemen. Daartoe behandelde zij de 3-M methode: mapping, mobilising en managing van stakeholders waarmee de deelnemers aan de slag gingen.

img_8105       img_8106

Early warnings
Het tweede deel van de Masterclass ging over Informatieprotocollen, gepresenteerd door Victor Broers (Victor Broers Consultancy).  Hij benadrukte dat de bestuurder verantwoordelijk is voor de informatievoorziening, die deugdelijk, volledig en betrouwbaar moet zijn. Maar de RvC/RvT heeft zelf ook een eigen verantwoordelijkheid om informatie in te winnen en met stakeholders contact te zoeken. Kortom, niet langer gebaseerd op regels maar principle-based toezicht. Ook de RvT/RvC wordt geacht een eigen oordeel te kunnen vormen over kansen, risico’s en bedreigingen van een organisatie. In alle gevallen moet worden gekeken naar verantwoording t.o.v. de diverse stakeholders. Dan kan het gebeuren dat bij die afweging een dilemma ontstaat omdat de belangen zeer contrair kunnen zijn. Victor Broers: “De omgeving van organisaties verandert steeds sneller, de vraag van de stakeholders ook. Dat betekent een andere impact op de rol van de assistant. Het zal steeds vaker gebeuren dat assistants rechtstreeks met RvT/RvC in dialoog gaan.”

img_8194       img_8076

De deelnemers hadden vooraf vragen aangeleverd. Eén daarvan was welke vuistregel er is voor de beoordeling van de documenten die je aanlevert. Is het teveel of te weinig, houd je ze voldoende op afstand of te weinig? Victor lichtte toe dat een onderscheid kan worden gemaakt tussen ‘harde’ en ‘zachte’ gegevens. De rol van big data zal de komende jaren sterk toenemen om zaken als imago, klanten en product goed te kunnen monitoren. De zogenaamde early warnings zoals onderlinge verhoudingen, omgang met interne en externe stakeholders, gedrag, personele gegevens zijn niet in protocollen te vangen, maar wel relevant voor het managen van de stakeholders en goed toezicht.

Met nieuwe inzichten en leuke discussies werd deze geslaagde middag met een gezellige borrel afgesloten.

img_8044       2

30-11-2016