Dinsdag 22 april 2014 hield Prof. Dr. Lex Hoogduin zijn oratie getiteld: Omgaan met Complexiteit en Onzekerheid bij de Rijksuniversiteit Groningen. Dit naar aanleiding van zijn benoeming tot hoogleraar bij de Faculteit Economie en Bedrijfskunde in april 2013.

Voorafgaand aan de oratie werd een Symposium gehouden inzake Aspecten van Complexiteit. Wander Jager, Roland Kupers en Rik Berbé gaven een impressie van allerlei complexe systemen die zich voordoen in bijvoorbeeld; het klimaat, het verkeer, onze hersenen, het financiële stelsel, het internet en de maatschappij als geheel.
Op het eerste gezicht lijken de onderwerpen weinig op elkaar, maar complexe systemen blijken verrassend veel gemeenschappelijke kenmerken te hebben. Deze theorie van complexe systemen gaat op zoek naar nieuwe oplossingen voor grote problemen zoals het klimaat, de gezondheidszorg, het verkeer en financiële stabiliteit. Het was een bijzondere dag die ik, met veel plezier, mede heb mogen organiseren. De presentaties en de oratie zijn terug te kijken op www.lexhoogduin.com.

27-4-2014

Vorige maand ben ik begonnen met het interviewen van een aantal bestuurssecretarissen van de Raad van Commissarissen. Informeel, maar, naar nu blijkt, wel erg nuttig! Gesproken wordt over de onafhankelijke rol die het secretariaat in het bedrijf met betrekking tot de commissarissen heeft en de rol die een externe secretaresse (van bijvoorbeeld een van de commissarissen) daarin speelt.

Een aantal zaken die naar voren komen zijn:

1. Stel bedrijf A heeft fusieplannen met bedrijf B. Vanuit bedrijf A wordt een insiderslist opgesteld voor de directie, de commissarissen, de betrokken medewerkers en het betrokken secretariaat. Geen van de bedrijven die ik heb gesproken heeft de externe secretaresse hierop gezet.
2. Ditzelfde geldt voor het tekenen van geheimhoudingsverklaringen bij andere gevoelige situaties. Gezien de aangescherpte regels rondom Corporate Governance is dit een punt om bij stil te staan en in de toekomst mee te nemen!
3. Veel commissarissen blijken nog een G-mail account te hebben, ondanks het feit dat de Amerikaanse consumentenbond en mogelijk ook de bestuurssecretaris, benadrukken om G-mail niet te gebruiken voor mailverkeer met een vertrouwelijk karakter.
4. Enkele commissarissen voeren zelf hun secretariaat, wat de snelheid en accuratesse bij het maken van afspraken dikwijls vertraagd.

Het is grappig om te zien dat zaken, die zo vanzelfsprekend lijken, vaak slecht of onvoldoende zijn geregeld. Ik vervolg daarom mijn rondje langs de velden en hoop nog meer ogen te openen.

11-12-2013

Deze maand bezoek ik een aantal bestuurssecretarissen van de Raad van Commissarissen van gerenommeerde bedrijven.

Ik verneem graag hun visie over en omgang met de regels omtrent de onafhankelijkheid van het secretariaat van de commissaris.

Mocht u hier ook in geïnteresseerd zijn, of uw mening willen geven, dan verzoek ik u contact met mij op te nemen.

12-11-2013

De aandacht voor en de rol van commissaris is in de laatste vijf jaar sterk veranderd. Door de toegenomen informatievoorziening, regelgeving, complexere producten, technologische vooruitgang en social media zijn de risico’s groter geworden en zal de commissaris tegenwoordig meer tijd en inspanningen moeten leveren om zijn toezichthoudende rol goed te kunnen vervullen. De verantwoordelijkheid van de commissaris is daardoor toegenomen. Daarom is het niet zo gek dat ter verbetering van de kwaliteit, de kennis en de onafhankelijkheid van de commissaris, de compliance regels voor commissarissen in de Corporate Governance Code zijn aangescherpt.

Wat bij de bepalingen in de Code bij de onafhankelijkheid van de commissaris opvalt, is dat omtrent zijn nevenfuncties, zijn arbeidsverleden en persoonlijke contacten, bepalingen in de code worden gehanteerd. Echter inzake de omgang en archivering van vertrouwelijke gegevens en informatie omtrent zijn commissariaten zijn geen voorschriften opgesteld.

In het verleden werden vertrouwelijke stukken veelal naar het privé-adres van de commissaris toegezonden. Door de komst van de digitale snelweg worden de stukken tegenwoordig bijna allemaal digitaal aangeleverd. Ter voorbereiding op vergaderingen gaan deze stukken direct of indirect naar de secretaresse of personal assistant van de commissaris. Maar wat als de commissaris meerdere commissariaten heeft en zijn secretariaat wordt gevoerd bij zijn ‘hoofdcommissariaat’? Wie is dan verantwoordelijk voor de vertrouwelijke afhandeling van de bedrijfsgevoelige informatie en archivering van vertrouwelijke stukken van de andere commissariaten?

De secretaresse? De directie van zijn hoofdcommissariaat? De commissaris? Of de directie van een van zijn andere secretariaten? Integriteit is onontbeerlijk en belangenverstrengeling mag geen issue zijn. Neem als commissaris of bedrijf geen risico. Laat niets aan het toeval over, zorg dat alle partijen bovenstaand issue onderkennen of zorg voor een onafhankelijke ondersteuning, waarbij het ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring door betrokken partijen niet mag ontbreken.

9-10-2013

Momenteel ben ik aan het onderzoeken welke invloed de huidige corporate governance code zou kunnen hebben op de ondersteuning van commissarissen en toezichthouders. Deze bestuurders worden geacht onafhankelijk te opereren. Maar hoe onafhankelijk ben je als commissaris/toezichthouder wanneer je je secretariaat bij een van je commissariaten laat uitvoeren?

19-9-2013

1 september 2013 de officiële start van Flexibel Management Support (FMS)!

Half juli ben ik reeds gestart met de ondersteuning van Prof. Dr. Coen Teulings, Hoogleraar economie aan de Universiteit van Cambridge en de UvA, voormalig directeur van het Centraal Planbureau.

Heeft u ook interesse?

5-9-2013